Preguntas Frecuentes

① ¿Qué es la Facturación Digital?

Es el formato electrónico de todos los documentos fiscales asociados a una venta, emitidos por un software de facturación y validados por la integración a una Imprenta Digital.

② ¿Qué es un Emisor Digital?

Es la empresa autorizada que emite sus documentos de ventas a través de una Imprenta Digital Autorizada.

③ ¿La licencia de uso de NOVUS es únicamente para una empresa?

En realidad, NOVUS no vende licencias. NOVUS comercializa “lotes de números de control’’ a las empresas individualmente por cada razón social (R.I.F.). Son aplicables a sus sucursales, siempre que su proceso de facturación esté centralizado.

④ ¿Cuánto tiempo puede tomar una integración entre nuestro software y su plataforma?

Cada empresa es un ente particular con características individuales. Con esto en mente, NOVUS ha diseñado un "Kit de Integración" muy intuitivo, amigable y completo para alcanzar un promedio de 20 horas entre implementación y ejercicios de prueba. Variaciones de tiempo dependerán de la disponibilidad y colaboración del equipo técnico del cliente.

⑤ ¿Cuánto tiempo toma el trámite de aprobación en el SENIAT y qué debo hacer para iniciarlo?

Nuestro servicio incluye la asignación de un especialista de negocios para usted, que se ocupará de introducir y monitorear su aplicación en el SENIAT hasta su aprobación. Usualmente, este proceso se completa en 30 días hábiles.

⑥ Entiendo que NOVUS almacena los datos fiscales de mis documentos por 6 años. ¿Puedo solicitar extensión de tiempo si fuera necesario?

Efectivamente, la ley exige un mínimo de tiempo de 6 años de almacenamiento. Para contratar el servicio por más tiempo, le invitamos a comunicarse con uno de nuestros representantes de ventas.

⑦ ¿El SENIAT tendrá acceso a toda la información de mis documentos de venta?

Las credenciales del SENIAT solo tiene acceso a los datos fiscales de los documentos: Fecha, Numero de Control, Nombre, RIF, dirección, teléfonos del titular, tipo de documento y las cifras de base imponible, impuestos y total general. Estas credenciales no tienen acceso a visualizar el cuerpo completo de los documentos.

⑧ ¿Los documentos de venta que se emiten a través de su plataforma, alimentan alguna base de datos de clientes que la imprenta administre?

No, la Imprenta Digital no maneja base de datos de Clientes. Recordemos que la emisión de los documentos está a cargo del software de facturación. El API de integración solo está programado para asignar el Numero Control y verificar que los datos fiscales estén completos y correctos antes de almacenar y enviar el archivo PDF al titular.

⑨ ¿Qué información voy a encontrar en el dashboard, con mis credenciales?

Las credenciales del Cliente le dan acceso a obtener reportes con diferentes tipos de filtro: Por Cliente, por rangos de fecha, por tipo de documento, por número de control, por tipo de impuesto y documentos anulados.

⑩ El modelo de factura de mi empresa tiene información específica y varios tipos de impuesto. ¿Puede la plataforma recrearla igual a la original?

Afortunadamente, el API de integración es de propio desarrollo, lo que nos permite adecuarnos a cualquier modelo de facturación en cuanto a diseño, caracteres y otros datos específicos.

⑪ ¿Cuál es la función del código QR en los Documentos Digitales?

El código QR es un enlace a la imprenta digital, que cumple la función de verificación de que el documento fue emitido por la Imprenta Digital, por tanto, tiene toda validez legal.

⑫ ¿Cuál es el promedio de documentos de ventas mensuales que debe emitir mi empresa para calificar como "emisor digital"?

La Providencia Administrativa 0032 establece un mínimo de 10.000 documentos mensuales. Sin embargo, el SENIAT está haciendo un esfuerzo de flexibilización, evaluando y autorizando cada vez a más empresas con movimientos menores.

⑬ ¿Con la compilación de la data, la plataforma de NOVUS genera el Libro de Ventas?

En realidad, el libro de Ventas lo genera el software de facturación del Cliente. Nuestra Imprenta Digital no interviene en ese proceso administrativo.

⑭ ¿Qué tratamiento deben tener las facturas pre-impresas emitidas a crédito que presentan saldos pendientes por pagar al momento de la migración a Facturación Digital?

Es muy sencillo. El Emisor debe consignar una carta al SENIAT indicando un resumen con todos los detalles de las facturas que están en proceso de cobranza, especificando la cantidad y el lote de Números Control impreso, reservados para la emisión de las Notas de Crédito que correspondan al cierre del ejercicio.

⑮ ¿Se puede modificar un documento, una vez emitido?

Un documento fiscal no puede ser modificado una vez emitido. La solución es procesar su anulación y emitir un nuevo documento.

⑯ ¿En qué lenguaje está desarrollada la API?

Está desarrollada en JAVASCRIPT.

⑰ ¿Puedo regresar al sistema pre-impreso de facturación después de ser Emisor Digital aprobado?

Una vez migrada a facturación digital, no está permitido regresar al sistema convencional.

⑱ En la práctica regular, algunas empresas tienen la política de exigir la factura impresa firmada y sellada para procesar el pago. ¿Qué mecanismo sustituye este requisito para prevenir inconvenientes, ya que el documento tiene formato electrónico?

Tomando en cuenta que las empresas reciben un documento oficial y legal que los acredita como "Emisores de Documentos Digitales", podemos sugerir varios tipos de acciones inmediatas al obtener aprobación:
1. Advierta a todos sus Clientes por escrito acerca de su cambio de método de facturación.
2. Asegúrese que su personal de cobranzas tenga a mano copia de su documento de aprobación como evidencia inmediata en caso de ser necesario.
3. Puede recurrir a las oficinas del SENIAT por asesoría y/o apoyo legal.

Contacta con nosotros por whatsapp